Training need: how to identify it, analyze it and make it a strategic lever

Et si la clé de l’évolution professionnelle ne résidait pas seulement dans les compétences actuelles… mais dans l’analyse précise des besoins en formation ? Chaque entreprise doit faire face à des mutations rapides des métiers, des outils et des fonctions. Dans ce contexte, identifier, analyser et hiérarchiser les besoins devient une démarche stratégique pour anticiper les enjeux à venir.

Cela permet de réduire l’écart entre les compétences existantes des salariés et celles requises pour leur poste, leur activité ou un projet. Grâce à cette phase clé, on peut définir un plan d’action, activer les bons dispositifs (CPF, OPCO, organismes), et accompagner le développement professionnel.

Mais encore faut-il savoir comment formuler un besoin en formation, et quelles méthodes employer. Dans cet article, découvrez comment transformer une simple demande en levier de croissance durable. Et surtout, pourquoi il est crucial de faire face à l’obsolescence des compétences grâce à une véritable stratégie learning & development, comme détaillé ici.

Comprendre ce qu’est un besoin en formation

Une définition simple mais essentielle

Un besoin en formation représente l’écart entre les compétences actuelles d’un collaborateur et celles nécessaires pour accomplir une tâche ou atteindre un objectif précis. Cette notion souligne qu’il existe des lacunes à évaluer afin d’identifier les compétences à acquérir ou à perfectionner. Ce concept est au cœur de la création d’un plan de formation structuré, car il permet de proposer des solutions adaptées pour renforcer le niveau de performance individuel et global.

Les trois grands types de besoins en formation

Les besoins en formation se répartissent en trois grandes catégories : les besoins individuels, les besoins collectifs et les besoins organisationnels.

Besoins individuels : Ces besoins sont propres à chaque salarié et liés à son poste ou à son évolution professionnelle. Ils visent à développer les compétences spécifiques nécessaires pour exceller dans son rôle actuel ou futur. L'accent peut notamment être mis sur l'upskilling & reskilling pour répondre aux transformations rapides du marché du travail.

Besoins collectifs : Ces besoins concernent un groupe de personnes et sont généralement liés à des objectifs communs ou à des projets spécifiques. Ils permettent de renforcer les capacités d’une équipe ou d’un département.

Besoins organisationnels : Ces besoins sont en lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise dans son ensemble. Ils visent à aligner les compétences des collaborateurs avec les orientations globales de l’organisation, comme des changements de processus, de technologies ou de stratégies commerciales.

Différencier besoin générique et besoin qualifié

Il est essentiel de faire la distinction entre les besoins génériques et les besoins qualifiés pour une identification précise et efficace.

Besoin générique : Un besoin générique est exprimé de manière générale, sans détails spécifiques. Par exemple, "améliorer les compétences en communication" est un besoin générique qui nécessite une qualification plus détaillée pour être traité efficacement.

Besoin qualifié : Un besoin qualifié est clairement défini et chiffré. Par exemple, "améliorer la communication orale pour présenter des projets à des clients" est un besoin qualifié qui précise l’objectif et le contexte. Les besoins qualifiés permettent de concevoir des formations ciblées et mesurables, facilitant ainsi leur évaluation et leur impact.

Identifier les besoins en formation de manière rigoureuse

Les bonnes questions à se poser

Pour identifier les besoins en formation de manière rigoureuse, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Voici quelques-unes des questions clés à considérer :

• Quels sont les objectifs métier et stratégiques de l’entreprise ? Comprendre les objectifs à court et long terme de l’entreprise permet de définir les compétences nécessaires pour les atteindre.
• Quelles sont les compétences clés requises pour chaque poste ? Identifier les compétences essentielles pour chaque fonction aide à détecter les écarts entre les compétences actuelles et celles nécessaires.
• Quels sont les écarts de compétences actuels ? Analyser les lacunes entre les compétences actuelles des salariés et celles exigées par leur rôle est fondamental pour cibler les formations nécessaires.

Les méthodes d’identification

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour identifier les besoins en formation :

• Entretiens RH : Les entretiens entre les responsables RH et les collaborateurs, notamment lors des entretiens de développement, permettent de recueillir des informations précieuses sur les besoins individuels de formation au cours de l’année.
• Feedback des managers : Les managers peuvent fournir des retours sur les performances de leurs équipes et identifier les besoins de formation spécifiques à chaque niveau d’expertise.
• Évaluations de performance : Les évaluations de performance annuelles ou régulières sont des moments idéaux pour discuter des besoins de formation et des objectifs de développement professionnel, ainsi que pour proposer des plans adaptés.

Les outils utiles pour le recueil

Utiliser les bons outils facilite le recueil et l’analyse des besoins en formation :

• Questionnaires : Des questionnaires peuvent être distribués aux salariés pour recueillir leurs besoins et aspirations en matière de formation.
• Matrices de compétences : Ces outils permettent de visualiser et de comparer les compétences actuelles avec celles requises pour chaque poste.
• Logiciels RH : Les logiciels de gestion des ressources humaines (RH) intègrent souvent des fonctionnalités pour suivre les compétences et identifier les besoins de formation.
• Ateliers collaboratifs : Les ateliers et workshops où collaborateurs et managers travaillent ensemble permettent d’identifier les besoins de formation de manière collective.

Qui doit être impliqué dans l’identification ?

L’identification des besoins en formation doit être une démarche collaborative impliquant plusieurs acteurs clés :

• Managers : Les managers, souvent les mieux placés pour identifier les besoins de formation de leurs équipes, doivent jouer un rôle actif dans ce processus.
• RH : Le département des ressources humaines est central dans la coordination et l’analyse des besoins de formation.
• Collaborateurs : Les salariés eux-mêmes doivent être impliqués pour exprimer leurs besoins et aspirations en matière de formation.
• Partenaires sociaux : Dans certaines organisations, les partenaires sociaux, tels que les syndicats, peuvent également participer pour garantir que les besoins de formation sont alignés avec les intérêts de tous les acteurs concernés.

Analyser les besoins de formation : étapes et bonnes pratiques

Structurer l’analyse en étapes claires

L’analyse des besoins de formation doit être structurée en étapes claires pour garantir son efficacité. Voici les principales étapes à suivre :

• Collecte des données : Recueillir des informations à travers diverses méthodes comme les questionnaires, les entretiens individuels, les focus groupes, et les observations sur le terrain. Cette étape permet de rassembler une base de données solide sur les compétences actuelles et les besoins des collaborateurs.
• Tri et analyse des données : Organiser et analyser les données recueillies pour identifier les tendances et les lacunes. Cela implique de comparer les compétences actuelles avec celles attendues pour chaque poste.
• Analyse de l’écart : Mesurer l’écart entre les compétences actuelles et celles requises. Cette étape permet de déceler les lacunes spécifiques qui doivent être comblées par des formations.
• Priorisation : Prioriser les besoins de formation en fonction de leur impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et de l’urgence des lacunes identifiées. Cela permet de concentrer les ressources sur les formations les plus critiques.

Mesurer les écarts de compétences

Mesurer les écarts de compétences est une étape essentielle de l’analyse des besoins de formation, qui permet de proposer des solutions adaptées à chaque phase du développement des collaborateurs.

• Compétences attendues vs réelles : Comparer les compétences attendues pour chaque poste avec les compétences réelles des collaborateurs. Cela peut être fait à l’aide de matrices de compétences ou de grilles d’évaluation.
• Critères d’analyse : Utiliser des critères clairs et objectifs pour évaluer les compétences, tels que la performance actuelle, les feedbacks des managers, et les résultats des évaluations de performance. Ces critères aident à identifier de manière précise les lacunes et les domaines à améliorer.

Déterminer les actions de formation appropriées

Une fois les besoins de formation identifiés et priorisés, il est important de déterminer les actions de formation appropriées. Voici les éléments à considérer :

• Objectif pédagogique : Définir clairement l’objectif de la formation, c’est-à-dire ce que les participants doivent apprendre ou améliorer.
• Durée et format : Déterminer la durée et le format de la formation (cours en ligne, ateliers, séminaires, etc.) en fonction des besoins et des préférences des apprenants.
• Modalité : Choisir la modalité de formation la plus adaptée, qu’il s’agisse de formations en présentiel, en distanciel, ou en blended learning. Cela dépendra des ressources disponibles et des contraintes de l’entreprise.

Quels sont les risques d’une mauvaise analyse ?

Une mauvaise analyse des besoins de formation peut avoir des conséquences négatives significatives :

• Formations inadaptées : Des formations qui ne répondent pas aux besoins réels des collaborateurs peuvent être inutiles et gaspiller des ressources.
• Perte de temps : Des formations mal ciblées peuvent entraîner une perte de temps pour les participants et les formateurs, sans apporter de valeur ajoutée.
• Démotivation : Des formations inappropriées peuvent démotiver les collaborateurs, les faisant sentir que leurs besoins ne sont pas pris en compte, ce qui peut affecter leur engagement et leur productivité.

Prioriser les besoins de formation pour passer à l’action

Les critères de priorisation

Pour prioriser les besoins de formation de manière efficace, plusieurs critères doivent être pris en compte : intégrer les top 10 compétences recherchées par le marché permet de garantir que chaque salarié développe des atouts stratégiques alignés avec les attentes professionnelles actuelles et futures.

• Urgence : La priorité doit être donnée aux formations qui répondent à des besoins immédiats ou critiques, comme les formations liées à des obligations légales ou à des changements majeurs dans les processus de l’entreprise.
• Impact sur la performance : Les formations ayant le plus grand impact sur la performance et les résultats de l’entreprise doivent être prioritaires. Cela inclut celles qui améliorent les compétences clés nécessaires pour atteindre les objectifs métiers et stratégiques.
• Faisabilité : La faisabilité de la formation, en termes de ressources disponibles, de budget et de calendrier, doit également être prise en compte. Les formations pouvant être mises en œuvre rapidement avec les ressources existantes doivent être privilégiées.

L’alignement avec la stratégie de l’entreprise

La priorisation des besoins de formation doit être alignée avec la stratégie globale de l’entreprise. Voici quelques domaines stratégiques à considérer :

• Projets clés : Les formations nécessaires pour soutenir les projets clés de l’entreprise, tels que le lancement de nouveaux produits ou l’expansion vers de nouveaux marchés, doivent être prioritaires.
• Transformation digitale : Les formations liées à la transformation digitale, comme l’apprentissage de nouvelles technologies ou l’amélioration des compétences en data analytics, sont essentielles pour maintenir la compétitivité de l’entreprise.
• Réglementaire : Les formations obligatoires pour se conformer aux réglementations et normes industrielles doivent également être prioritaires afin d’éviter tout risque de non-conformité.

Rôle du responsable formation dans la priorisation

Le responsable formation joue un rôle clé dans la priorisation des besoins de formation :

• Arbitrage : Il doit arbitrer entre les différentes demandes de formation et prendre des décisions basées sur les critères de priorisation définis.
• Coordination : Le responsable formation doit coordonner les efforts de formation avec les différents départements et managers pour garantir que les formations soient alignées avec les objectifs de l’entreprise.
• Planification : La planification des formations, incluant la définition des objectifs, des calendriers et des budgets, est une responsabilité essentielle du responsable formation.

Créer un plan de formation efficace

Une fois les besoins de formation priorisés, il est essentiel de créer un plan de formation structuré et efficace :

• Structuration : Le plan de formation doit être organisé en fonction des objectifs et des priorités définies. Cela inclut la définition des contenus de formation, des méthodes pédagogiques et des outils à utiliser.
• Budget : Un budget doit être alloué pour chaque formation, en tenant compte des coûts de conception, de réalisation et de suivi.
• Calendrier : Un calendrier de formation doit être établi afin de garantir la mise en œuvre des formations dans les délais prévus.
• Suivi : Un système de suivi doit être mis en place pour évaluer l’efficacité des formations et ajuster le plan de formation en conséquence.

Transformer le recueil des besoins en opportunité de dialogue social

Le recueil comme outil de co-construction RH

Le recueil des besoins de formation peut devenir un outil puissant de co-construction RH, favorisant une collaboration dynamique et un dialogue actif au sein de l’entreprise. Voici comment :

• Écoute active : Le processus de recueil des besoins doit s’appuyer sur une écoute attentive des salariés, permettant de cerner leurs attentes et leurs besoins de formation de manière précise. Cela peut se faire via des entretiens professionnels et des échanges informels.
• Implication des équipes : Impliquer les équipes dans ce processus encourage leur participation et responsabilisation. Les managers et responsables RH doivent collaborer étroitement avec les collaborateurs pour recueillir et analyser ces besoins.
• Dialogue managérial : Le dialogue entre les managers et les salariés est essentiel pour obtenir des informations pertinentes et garantir que les besoins de formation sont bien intégrés dans la stratégie de l’entreprise. Ce dialogue doit être régulier et constructif.

Un levier pour renforcer l’engagement et le sens au travail

Le recueil des besoins de formation peut également être utilisé comme un levier pour renforcer l’engagement des salariés et donner davantage de sens à leur travail :

• Valorisation des parcours : En prenant en compte les besoins individuels de formation, l’entreprise valorise les parcours professionnels de ses salariés, augmentant ainsi leur motivation et leur engagement.
• Individualisation : Adapter les plans de formation aux besoins spécifiques de chaque salarié renforce leur sentiment d’être écoutés et valorisés. Cela contribue à améliorer leur satisfaction au travail et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

De la contrainte administrative à l’intelligence collective

Le recueil des besoins de formation peut évoluer d’une simple contrainte administrative à une véritable opportunité d’intelligence collective, où les savoirs et les expériences sont partagés et valorisés :

• Cas concrets : Des exemples d’entreprises ayant transformé ce processus en ateliers de co-construction de plans de formation avec les salariés et les managers montrent une augmentation notable de l’engagement et de la satisfaction au travail.
• Témoignages : Les retours d’expérience des salariés et des managers ayant participé à ces démarches apportent des perspectives précieuses sur les bénéfices de cette approche. Ces témoignages peuvent également convaincre d’autres entreprises de suivre une voie similaire.
• Recommandations : Pour réussir cette transformation, il est conseillé d’adopter une approche flexible et adaptative, de communiquer clairement les objectifs et résultats du recueil des besoins, et de reconnaître et récompenser les contributions des salariés dans ce processus.

Évaluer l’efficacité des formations mises en place

Quand et comment évaluer ?

L'évaluation de l'efficacité des formations doit être planifiée et exécutée de manière stratégique. Voici les moments et les méthodes clés pour évaluer :

- À chaud : Immédiatement après la formation, il est utile de recueillir les réactions des participants pour mesurer leur satisfaction et leur engagement initial. Cela peut se faire via des questionnaires de satisfaction ou des entretiens courts.

- À froid : Une évaluation à froid, réalisée quelques semaines ou mois après la formation, permet de mesurer l'impact à long terme. Cela peut inclure des entretiens avec les participants et leurs managers pour évaluer l'application des compétences acquises.

- Sur le terrain : L'évaluation sur le terrain consiste à observer les participants dans leur environnement de travail pour voir comment ils appliquent les compétences et les connaissances acquises. Cela peut être fait à travers des observations directes ou des évaluations de performance.

Mesurer les résultats et les écarts comblés

La mesure des résultats et des écarts comblés est essentielle pour évaluer l'efficacité des formations :

- Compétences acquises : Il est important de vérifier si les participants ont acquis les compétences et les connaissances visées par la formation. Cela peut se faire via des tests, des évaluations et des démonstrations pratiques.

- Changement de comportement : L'évaluation doit également porter sur les changements de comportement observés chez les participants après la formation. Les observations et les feedbacks des managers sont des outils précieux pour cela.

- Performance : La performance des participants doit être évaluée avant et après la formation pour mesurer l'impact de la formation sur leur travail. Cela inclut des indicateurs tels que la productivité, la qualité du travail et les résultats globaux.

Utiliser les bons indicateurs

Utiliser les bons indicateurs est essentiel pour évaluer de manière précise l'efficacité des formations :

- KPI (Key Performance Indicators) : Les KPI spécifiques à la formation, tels que le taux de participation, le taux de réussite aux évaluations et l'amélioration de la performance, doivent être suivis et analysés.

- Feedbacks : Les feedbacks des participants et de leurs managers sont essentiels pour comprendre l'impact subjectif et objectif de la formation.

- ROI (Retour sur Investissement) : Le ROI permet de mesurer le bénéfice financier de la formation par rapport à son coût. C'est un indicateur clé pour justifier les investissements en formation.

- Productivité et satisfaction : Participants' productivity and satisfaction should be assessed to see if the training has met its goals in terms of improving performance and well-being at work.

Close the loop: adjust the plan continuously

The feedback and adjustment loop is essential to maintain and improve the quality of training courses:

- Follow-up: Regular monitoring of results and key indicators makes it possible to detect discrepancies and necessary improvements.

- Continuous improvement: The results of the assessment should be used to continuously adjust and improve the training plan. This includes updating the content, teaching methods and tools used.

- Communication: Communicating results and adjustments to stakeholders, including participants, managers, and HR managers, is critical to maintaining transparency and engagement.

Conclusion

In conclusion, turning training needs into a strategic lever is an essential step to guarantee the success and competitiveness of a company. This requires a thorough understanding of training needs, a structured analysis into clear steps, and prioritization according to their impact on the organization's performance and strategic goals. Continuing education plays a key role: it retains talent, reduces recruitment costs, and ensures that employees remain efficient and up to date in their field.

The active involvement of managers, HR teams and employees in the process of identifying and evaluating training needs is essential. By relying on relevant indicators and by regularly adjusting the training plan, the company can guarantee its effectiveness and its alignment with its ambitions. Do not wait to act: invest in professional training, value the careers of your teams, and make your training needs an opportunity for social dialogue and collective growth.

Vocational training is not just an expense: it is a long-term strategic investment that contributes to the sustainability and success of your organization.

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